Správné a efektivní nastavení systému adaptace a školení nováčků patří mezi hlavní úkoly každého zaměstnavatele. Jako IT společnost, jejíž core-business je postaven na poskytování služeb, vnímáme aspekt rychlého a bezproblémového zaškolení lidských zdrojů jako klíčový. Dynamický vývoj na trhu práce nás vedl k zamyšlení nad tím, jak zapojení nového zaměstnance do pracovního procesu nejenom zkrátit, ale také zefektivnit.
Adaptační proces nových zaměstnanců
Oblast ERP systémů je obecně považována za velmi komplikovanou, vyžadující komplexní přístup a analytické myšlení na skvělé úrovni. Zaškolení a adaptace nového konzultanta nebo vývojáře tak ve většině případů trvá měsíce až roky, pokud uchazeč nedisponuje hlubší znalostí konkrétního produktu nebo alespoň nepůsobil v příbuzném odvětví. Aby bylo možné alespoň částečně reagovat na zvýšenou poptávku zákazníků náborem nových zaměstnanců, je zapotřebí zkrátit adaptační proces, čímž jsme se tedy v naší společnosti začali zabývat. Při celkovém počtu zaměstnanců pohybujícím se mezi 30 – 35 lidí je s příchodem každého nováčka výrazněna ovlivněna kapacita stávajících zaměstnanců.
Původní podoba adaptace
Naše společnost se potýkala s celou řadou problémů plynoucích z nesystematicky nastavených procesů adaptace a zaškolení nově příchozích kolegů. Zaškolení bylo z našeho pohledu pomalé a jeho zrychlení bylo jedním z hlavních motivů změny. Dále bylo potřeba unifikovat vzdělávací plán, protože předávání informací přicházelo ze strany více školitelů a co do obsahu a frekvence neprobíhalo v čase jednotnou formou. Stejně tak bylo roztříštěné umístění vzdělávacích materiálů a zdrojů. Kombinace všech těchto faktorů nijak pozitivně nepodpořila motivaci nováčka ani osob, které ho zaškolují.
Adaptační plán a Mentoring
Výše uvedené faktory a dynamický vývoj personální situace v naší společnosti nás vedly k vytvoření sofistikovaného SW řešení. Z původní myšlenky o nástroji, který měl sloužit pouze pro interní účely a jehož základem je především jednoduchost a uživatelský komfort, vzniklo komplexní řešení nazvané Adaptační plány, které je navíc plně integrovatelné do dalších podnikových systémů.
Adaptační plán
Adaptační plán je velmi dynamický nástroj měnící se na základě rolí přidělených každému zaměstnanci podle jeho pracovního zaměření. Systém vzdělávání je dostatečně univerzální a zahrne zaškolení jak technických, tak THP a administrativních pracovních pozic.
Každému zaměstnanci je automaticky dle jeho role/rolí vygenerován vlastní Adaptační plán, který obsahuje seznam vzdělávacích aktivit. Ty musí uživatel na své pozici a v určitém časovém období absolvovat. K těmto aktivitám jsou zároveň připojeny odkazy na zdroje. V rámci vzdělávacích aktivit může být zahrnuto studium směrnic, manuálů, e-learningové vzdělávání, ale také milníky vzdělávání v podobě osobních kontrolních schůzek či prezentací vytvořených projektů. Průběžná aktualizace zdrojů je zaručena tím, že každá oblast či specializace má definovanou osobu, která za ni odpovídá.
Program Mentoring
Vzniklou SW agendu bylo potřeba procesně doplnit o lidský faktor, a tak vedle nástroje Adaptační plány vznikl šestiměsíční program Mentoring.
Hlavní myšlenkou programu je svěření adaptačního procesu nováčka výhradně jedné osobě. Klíčový vliv na výsledek adaptace a zaškolení zde má vlastní motivace nováčka i mentora. Úlohou mentora je kontinuální podpora nováčka při plnění Adaptačního plánu, kontrola jeho činností, ale také zodpovědnost za výsledky a jejich pravidelný reporting vedení. Kromě toho je zodpovědný za sociální adaptaci nováčka, protože jeho začlenění do pracovních procesů, přijetí firemní kultury a zamezení obav z nových situací považujeme za neméně důležité.
Motivací pro mentora je kromě samotného výsledku také jeho následné ohodnocení a podpora jeho vlastního vzdělávání a rozvoje soft skills.
Mentoři mimo jiné předávají prostřednictvím Adaptačního plánu zpětnou vazbu na jednotlivé vzdělávací aktivity přiděleného nováčka. U vybraných aktivit je možné zaznamenat hodnocení formou textu, formuláře nebo dotazníku, a k této zpětné vazbě se nováček i mentor mohou opakovaně vracet. Pro plnění následných cílů je toto velmi cenná informace.
Hlavní přínosy systému Adaptační plán + Mentoring
Zavádění řízené adaptace nových zaměstnanců do společnosti vzbuzovalo ve všech členech managementu velká očekávání. Cíl zkrátit adaptační proces natolik, abychom byli schopni pokrýt aktuální nárůst poptávky, by byl samozřejmě příliš ambiciózní, nicméně od nasazení Adaptačních plánů a Mentoring programu jsme si slibovali především značné zvýšení efektivity a utilizace v prvním a druhém roce, kdy je nejvíce prostoru na zlepšení. Jak uvádí náš Account Manager: „Na vzorku pěti nových zaměstnanců stoupl počet produktivní vykázané práce o 7 %, což znamená nárůst o 140 hodin kapacity pro naše zákazníky v prvním roce od zaměstnání“.
V prvním roce po realizaci řízené adaptace jsme tak při náboru pěti nových zaměstnanců získali kapacitu o objemu 700 hodin. To při dnešní poptávce po IT službách považujeme za velký úspěch, který předčil naše očekávání. Druhým velmi pozitivním dopadem je forma a intenzita spolupráce mezi nováčkem a mentorem. „Jsem ráda, že mentor je ohodnocen za čas, který se mnou stráví nad rámec své pracovní doby – nemám tak obavu se ho na cokoliv zeptat. Vím, že si na mě udělá čas“, popisuje spolupráci jedna z kolegyň po prvních třech měsících adaptace.
V očích mentorů a nováčků se tedy programy Adaptační plán a Mentoring osvědčily. Důležitým faktem ale je, že mají své opodstatnění i v očích vedení společnosti. Za hlavní přínosy považujeme krok směrem k jednotné a standardizované výstupní znalosti ve vybraných oblastech. S tím souvisí i jedna z nejpalčivějších obav managerů – zastupitelnost na jednotlivých pozicích.
Po úspěšném dokončení Adaptačního plánu k dané roli, který samozřejmě můžete aplikovat i na stávající zaměstnance, získáte podrobný přehled o znalostech jednotlivých zaměstnanců v daných agendách. To je bezesporu dobrý základ pro kapacitní plánování zdrojů podle úrovně jejich specializace, ale to je velké téma samo pro sebe. V neposlední řadě působí pozitivně snaha identifikace znalostí v pracovním kolektivu a stanovení zodpovědných oblastí na rovnoměrné rozložení zátěže a decentralizaci znalostí. Tyto a další benefity začínají mít s postupným aplikováním Adaptačních plánů v celé firmě stále větší přínos.
