Pro fyzické osoby je datová schránka volitelná možnost, pro právnické osoby zákonem daná povinnost. Má své výhody i úskalí. Co vás čeká, když si ji zřídíte?
Datová schránka na poště a zadarmo
Ať už jste fyzická osoba, která se rozhodne pro datovou schránku dobrovolně, nebo právnická osoba, které ukládá zákon povinnost mít zřízenou datovou schránku, může vám tato forma elektronické komunikace značně zjednodušit život. Ušetříte hlavně čas s obcházením úřadů a oficiální korespondenci vyřídíte kdykoli a kdekoli, kde se připojíte k internetu. Obzvlášť pokud podnikáte na živnostenský list a sami si řešíte například daně, ušetří vám datová schránka spoustu starostí s papírováním.
Stačí zajít s občanským průkazem na jakoukoli poštu, kde je Czech point a podat žádost o zřízení datové schránky. Úřednice na přepážce zadá vaše údaje do systému, žádost vytiskne a pak už ji stačí jen vlastnoručně podepsat. Dostanete potvrzení o zřízení datové schránky a do dvou dnů vám na adresu, kterou jste uvedli v žádosti, přijde dopis do vlastních rukou, kde budou uvedeny vaše přihlašovací údaje. Pak už se jen stačí přihlásit na webové schránce mojedatovaschranka.cz a začít korespondovat s úřady.
Pro fyzické osoby je zřízení datové schránky dobrovolné a lze jej velmi jednoduše a rychle uskutečnit na poště s Czech Pointem.
K čemu datovou schránku využívat
Datová schránka je primárně určena k oficiální komunikaci s úřady a veřejnou správou a ve chvíli, kdy si ji zřídíte, budou vám dříve tištěné dopisy od úřadů, pojišťoven, finančního úřadu, úřadu práce apod. chodit elektronicky sem. Máte ale samozřejmě svobodu komukoli sdělit své údaje a s kýmkoli skrze datovou schránku komunikovat. Vzhledem k tomu, že zprávy se v datové schránce posílají pouze formou příloh, není to pro standardní komunikaci, jaká se používá v emailech, úplně praktické.
Datová schránka je velmi praktická například pro lidi, kteří se často stěhují. Mají tak zajištěno, že se k nim oficiální korespondence dostane a neztratí se při přeposílání nebo dojde na místo starého místa pobytu. Také lidé, kteří pravidelně cestují nebo dlouhodobě pobývají v zahraničí, což je třeba případ práce v Německu, ji zpravidla používají. Úřady a stání správa jsou ze zákona povinny vám posílat poštu elektronicky od chvíle, kdy si datovou schránku pořídíte.
Datová schránka slouží především k oficiální komunikaci s orgány státní správy a úřady, ale je možné ji využít k jiné komunikaci.
Na co si dát pozor
Aby datová schránka sloužila tak, jak má, je potřeba ji pravidelně kontrolovat nebo si nastavit přeposílání zpráv. Do emailu, který běžně používáte, je přeposílání zadarmo, upozornění formou SMS je za malý poplatek. Mějte vždy na paměti, že ve chvíli, kdy si zřídíte datovou schránku, je to oficiální kanál, prostřednictvím kterého s vámi budou úřady komunikovat. Jejím prostřednictví lze například podat daně, žádosti, odvolání apod. Na druhou stranu sem přijdou i upozornění na pokuty, nedoplatky a penále.
Pokud si zprávu nepřečtete, je to vaše vina a po deseti dnech je zpráva považována za doručenou, ať už jste ji otevřeli nebo ne. Dejte si také pozor na to, že datové zprávy se automaticky mažou po 90 dnech. Je možné si zprávy stahovat do počítače a archivovat je tam nebo si připlatit službu datové schránky, které je bude zálohovat za vás.
Zprávy, které přijdou do datové schránky, jsou bezvýhradně považovány za doručené psaní. Po 90 dnech od doručení se automaticky smažou.
Chystáte se podat výpověď a stát se například OSVČ? S tím vám pomůže výpověď vzor.
Práva a povinnosti spojené s datovou schránkou
Podnikající živnostníci, kteří si jako fyzické osoby dobrovolně zřídili datovou schránku, mají ze zákona povinnost podávat daně, přiznání a další dokumenty či formuláře pro finanční úřad výhradně elektronicky jejím prostřednictvím. Nezáleží na tom, zda je či není daná osoba plátce DPH. V případě, že tuto povinnost nesplní a dodají daňové přiznání na úřad na papírovém formuláři, hrozí jim pokuta minimálně 2000 korun. V některých případech se pokuta může vyšplhat až na 50 tisíc korun.
Zřízení datové schránky umožní nahlížet do nejrůznějších dokumentů na portálech veřejné správy. Funkce Czech POINT@home propojuje datovou schránku s několika státními registry. Můžete se podívat na svůj výpis bodového hodnocení řidiče, výpis z rejstříku trestů, na svůj důchodový účet apod. Přihlášením do datové schránky se také dostanete k ePortálu České správy sociálního zabezpečení, jehož prostřednictvím mohou živnostníci podat Přehled o příjmech a výdajích.
Zřízením datové schránky získáte možnost dostat se na internetové portály veřejné správy.
Jak zrušit datovou schránku
Obliba datové schránky v České republice roste a dobrovolně zřízenou datovou schránku už má přes 180 tisíc uživatelů. Pokud byste z nějakého důvodu o zřízenou datovou schránku nestáli, je možné ji deaktivovat. Takzvané znepřístupnění datové schránky lze udělat na jakémkoli Czech Pointu. Datová schránka bude deaktivována do 3 dnů od podání žádosti. Schránka je také automaticky znepřístupněna v případě úmrtí, vzetí do vazby nebo zbavení způsobilosti.
Deaktivovanou datovou schránku lze opět zpřístupnit, jako ve všech případech, na místech veřejné zprávy Czech Point. Platí zde ale jedna podmínka. Pokud si necháte během jednoho roku datovou schránku znepřístupnit dvakrát, opětovná aktivace je možná až za jeden rok od posledního znepřístupnění.
