Faktura je jeden z nejčastěji používaných dokladů o finanční transakci. Proto by měl také každý podnikatel vědět, jak s nimi pracovat a umět je vystavovat. Velice užitečným pomocníkem k tomu jsou již předpřipravené vzory a další chytré vychytávky pro usnadnění práce, které určitě s radostí uvítáte.
Důležitost faktur
Každý podnikatel má povinnost vystavovat faktury dle zákona. Ale i jako nepodnikatel můžete tento způsob dokladu o transakci využít. Ať už vlastníte s.r.o. nebo vás živí práce na živnostenský list, je třeba mít doklady o platbách vedené kvůli daním. Jako zákazníkovi vám zase faktura poslouží například při reklamaci.
Je tedy důležité si tyto doklady schovávat. To se týká jak faktur došlých, tak vámi vydaných, které byste měli umět sestavit nebo mít pro vydané faktury vzor. Stačí si tedy v počítači vytvořit soubor pod názvem „faktura vzor“ nebo „faktura šablona“. Při vystavování stačí soubor zkopírovat a pojmenovat si ho příslušným názvem. Pojďte se tedy podívat, jak by měly vypadat a jaké nástroje vám mohou pro jejich sestavení pomoci.
Faktury jsou ze zákona daným nástrojem, jak evidovat finanční transakce. Mějte je uschované pro případ kontroly nebo reklamace.
Nástroje pro tvorbu faktur
Pokud chcete vytvořit fakturu, určitě si kladete otázku, jak na to. Není to nic časově náročného a nepotřebujete k tomu ani znalost práva. Především pokud víte, jak si efektivně poradit. První možnost, která se nabízí, je vytvořit si fakturu samostatně, bez cizí pomoci. Pokud víte, jak má vypadat, jaké má mít náležitosti a další důležité věci, můžete ji zvládnout napsat. Výhodné je však použít chytré nástroje, které vám pomohou. Existuje totiž hned několik možností, jak fakturu sestavit:
- Vlastní tvorba
- Předpřipravené vzory
- Fakturační programy
- On-line nástroje
V případě, že ovládáte základy práce na PC, velmi snadno si vytvoříte vzor faktury k vyplnění v programech, jako je Word nebo Excell. V nich pak můžete jednoduše vyplňovat konkrétní údaje do předpřipravených kolonek. Následně fakturu uložte ve formátu PDF, u kterého nehrozí nesrovnalosti ve formátování při přenosu nebo riziko, že někdo ve faktuře změní uvedené informace.
Použití a efektivnost nástrojů
Nikdo nechce pokaždé vytvářet novou fakturu od základů. Vytvořte si proto základní šablonu, kterou si uložíte a v budoucnu kdykoliv podle potřeby znovu vyplníte. Může se však stát, že při vytváření šablony kvůli neznalosti nebo nepozornosti na něco zapomenete. Nejenže si tím u svých zákazníků kazíte reputaci a dojem profesionality, ale také zákon určuje některé věci, které musíte při vystavování dokladu splnit.
Proto je výhodné si stáhnout již hotovou bezchybnou šablonu z prověřeného serveru. Vzory faktur k vyplnění najdete ke stažení na internetu. Můžete je buď rovnou použít, nebo se jimi alespoň inspirovat. Pro inspiraci je ve vyhledávači můžete najít pod výrazy:
- faktura vzor
- zálohová faktura vzor
- faktura vzor k vyplnění
- faktura vzor ke stažení
- faktura šablona
Další možností jsou speciální nástroje pro tvorbu dokladů. Existuje celá řada programů a on-line aplikací, které vás postupně krok za krokem provedou vyplňováním faktur, zajistí jejich podobu a také vám zaručí správnost jednotlivých náležitostí. Jejich nevýhodou v porovnání s již hotovými vzory je však poměrně pomalá práce díky neustálému vypisování údajů a navíc bývají častokrát zpoplatněné.
Některé dokonce automaticky generují fakturu s QR kódem , díky němuž jednoduše naskenujete údaje o platbě snadno a jednoduše pomocí mobilního telefonu. QR faktura také usnadňuje načítání účetních údajů do systému.
Fakturu si můžete vytvořit sami. Abyste splnili všechny náležitosti, podívejte se na vzory faktur na internetu.
Náležitosti faktury
Pokud si sestavujete fakturu sami, je třeba myslet na to, že to není smlouva a má úplně jiné náležitosti. Jako doklad o transakci nevyžaduje razítko ani často ani podpis. Faktura je platná v klasické papírové formě i čistě elektronicky. To znamená, že ji nejste povinni tisknout, ani když ji vyhotovujete, ani když ji přijímáte. Výhoda elektronických dokladů je velká počínaje ušetřeným časem s vystavením a místem pro uložení až po ekologické důvody.
Zákon je, co se týká náležitostí faktur, velice benevolentní a neuvádí příliš nařízení, kterých byste se museli držet. Nicméně aby byla platná, je z logiky věci nutné uvést některé nezbytná data. Faktura plní funkci dokladu o transakci, a proto musí obsahovat takové údaje, které o této platbě poskytují informace. Mezi ně patří především:
- Název faktury
- Označení účastníků
- Peněžní suma
- Den vyhotovení
Den vyhotovení a částka, o které se ve faktuře hovoří, jsou bez problémů jasné každému. Mnozí si však lámou hlavu nad názvem faktury. Jako pojmenování můžete zvolit jakékoliv praktické označení, které by mělo mít ideálně číselné řazení. Například faktura 201901251 (1. faktura z 25. ledna roku 2019). Styl názvu si každý může zvolit sám a fakturační programy a aplikace s tím občasně i nabízejí pomoc.
Označení účastníků by mělo obsahovat: jméno a příjmení, název firmy, adresu či sídlo firmy jak u dodavatele tak i odběratele. Pro podnikatele je pak nutností i IČ a další náležitosti. Každý vzor faktury, ke stažení, která funguje jako daňový doklad, tyto základní údaje obsahuje a tak se vám díky němu nestane, že byste cokoliv nezbytného vynechali. Obvykle u šablony můžete najít i jiné údaje, které doklad blíže specifikují.
Každá faktura musí mít své unikátní označení a obsahovat informace o transakci i jejích účastnících.
Podoba faktury
Grafická podoba faktury může být různá, ale standardně je používáno jednoduché, neozdobné a přehledné zpracování. V případě elektronického provedení nezáleží na formátu. Výhodné je však používat například formát PDF, protože má na všech zařízeních stejnou podobu a nedá se běžně přepisovat.
Málo častou alternativou pak může být obrázkový soubor jako například JPG. Vzor faktury ve Wordu je k dispozici na internetu, protože je editovatelný a můžete do něj dopisovat nezbytné údaje. Dobré je ale dokument dále konvertovat do neměnného formátu.
Rozdíly podle podnikání
Další náležitosti, kromě základních věcí jako je jméno nebo částka, záleží na druhu vašeho podnikání. Faktura se bude lišit v některých maličkostech u velké firma, která je plátcem DPH, nebo drobného živnostníka, který pracuje z home office. Opět se vyplatí použít specializovaný vzor faktur pro OSVČ či firmy nebo vzor pro neplátce plátce DPH. Legislativa rozlišuje tři kategorie podnikatelů, u kterých se potřebné náležitosti liší:
- Neplátce DPH
- Plátce DPH
- Identifikovaná osoba
Neplátce DPH má tvorbu a vyplňování faktury snazší, protože nemá tolik povinných údajů jako plátce DPH. Ten musí kromě informací, jako je číslo faktury, IČ (případně DIČ), jména a adresy obou zúčastněných subjektů a datumy vystavení a splatnosti, také uvést, že se jedná o daňový doklad, povinně uvést DIČ, částku bez daně, základ a sazbu daně a případně i slevu na dani. Pokud je místo plnění jinde, než v České republice, je nutné uvést také kód dané země. Podívejte se, co vás jako plátce DPH při vystavování faktury ještě čeká.
Používat profesionální programy a předpřipravené vzory je výhodné zejména proto, že máte jistotu, že jste nic neopomněli. V případě povinností, jako je plátcovství DPH, mají faktury totiž pevně stanované další náležitosti, které je třeba znát a respektovat. K dispozici ke stažení je ale také samozřejmě jednodušší vzor pro neplátce DPH. Ten můžete rovněž použít nebo se jím alespoň inspirovat, abyste nezapomněli na věci, které je třeba uvést.
Náležitosti, které musí faktura obsahovat, se liší podle typu podnikání a především podle toho, zde jste nebo nejste plátce DPH.
Různé druhy dokladů plateb
Každý podnikatel pracujete s různými druhy vydávání a přijímání faktur a stanovených podmínek k nim. Důležité je vědět, že například cenová nabídka nebo objednávka nejsou účetním dokladem, není zapotřebí je evidovat a nijak nenahrazují fakturu. Cenová nabídka jen uvádí podmínky a objednávka k nim zavazuje i potvrzuje budoucí dodání. Až poté přichází na řadu faktury v pravém slova smyslu. Ty můžeme rozdělit na několik základních druhů:
- Klasická faktura
- Zálohová faktura
- Proforma faktura
Nemusíte mít strach, že byste nyní nevěděli, jaký z druhů máte vydávat. Klasická faktura musí být pro účetnictví vystavená vždy. Zálohová faktura, jak již napovídá název, je podklad pro platbu a dokument, prostřednictvím kterého žádáte například uhrazení části sumy předem jako zálohu. Stejně jako u každého typu, je vzor zálohové faktury možné stáhnout.
Její vystavení není nezbytné ani nutné, ale u nových a pro vás zatím neznámých klientů je vhodné ji využívat a to i proto, že máte díky záloze jistotu, že alespoň část peněz za své služby nebo dodané zboží dostanete. Stejného charakteru, ale převážně informačního, je pak proforma. Pokud si neumíte s jejím vytvořením poradit, pomůže vám opět již sestavený vzor proforma faktury. Díky němu získáte jistotu, že ji máte formálně správě zhotovenou.
Sestavit fakturu, jakožto důležitý doklad o transakci k evidenci, je nutné v celé řadě případů. Nejedná se o nic náročného a zvládne to každý. Důležité je však splnit její určité náležitosti. Ať jste soukromník nebo firma, vyplatí se vám kvůli ušetření času i kontrole správnosti používat vzory pro faktury, jež stačí jen vyplnit.
