Narazili jste již při používání Excelu na jeho slabiny ve zpracování rozsáhlých tabulek? Slyšeli jste už o Accessu, ale zdá se vám jen jako jiný program pro práci s tabulkami? Přečtěte si tento článek o třech nástrojích, které Vám tento méně známý „bratr“ Excelu dokáže poskytnout pro výrazné zvýšení efektivity práce s databázemi.
V čem je Access lepší?
1. relace mezi tabulkami
Používáte v Excelu funkci SVYHLEDAT či jiné vyhledávací funkce? Například proto, abyste doplnili ceny z tabulky výrobků do tabulky objednávek? Pak se vám také možná stalo, že vám funkce SVYHLEDAT vrátila chybu #NENÍ_K_DISPOZICI, protože se daný výrobek v tabulce výrobků nevyskytoval nebo jeho katalogové číslo bylo chybně zapsáno. Museli jste tedy pravděpodobně hledat příčinu této chyby a poté ji odstranit, což není vždy snadné. A co teprve, když je těchto chyb v tabulce několik desítek?
V takovém případě je vhodným kandidátem pro správu vašich tabulek MS Access.
V něm si totiž můžete propojit dvě tabulky tak, aby byla zajištěna referenční integrita, tedy stav, při kterém nemůžete do jedné tabulky vložit záznam, který není přítomen i v tabulce druhé. V Accessu si můžete nastavit, že do tabulky objednávek nelze vložit jiný kód výrobku než ten, který je v tabulce výrobků. Zároveň pokud byste nějaký výrobek z tabulky výrobků chtěli odstranit, Access vám nabídne i smazání tohoto výrobku z tabulky objednávek.
2. dotazy
Pokud chcete v Excelu vidět jen řádky odpovídající nějakému kritériu, můžete použít filtry. Kromě klasického filtru máte k dispozici i filtr rozšířený, který vám dává další možnosti, jak nastavit kritéria. Co když však chcete vyfiltrovat jednu tabulku na základě kritérií v druhé tabulce? Co kdybyste chtěli vyfiltrovat objednávky obsahující výrobky určitého výrobce, který je uveden v tabulce výrobků?
V Excelu by to sice nastavit šlo, avšak bylo by to nejen velice náročné, ale pravděpodobně by se i jednalo o řešení s velkou chybovostí.
Naproti tomu Access nabízí nástroj, který to dokáže udělat snadno a bez chyb.
Tím nástrojem jsou dotazy. V nich si můžete vybrat jen ty sloupce z tabulky nebo tabulek, které chcete ve výsledku vidět. Filtrovat můžete na základě kritérií v jednom nebo třeba i ve všech sloupcích bez ohledu na to, z jaké jsou tabulky a zda budou ve výsledku dotazu zobrazeny. Zároveň můžete v dotazech vytvářet i velmi komplikovaná kritéria pro filtrování pomocí vzorců.
3. formuláře
Ačkoliv jsou v Excelu přítomné ovládací prvky formuláře a možnost nastavení ověření dat, zdaleka nedosahují takové úrovně jako formuláře v Accessu. V něm můžete vytvářet formuláře zcela dle vašeho gusta. Ovládací prvky, jako jsou textová pole, pole se seznamem či pole pro vkládání příloh, si můžete jakkoliv naformátovat a umístit kamkoliv ve formuláři. Zároveň jste chráněni, abyste do jednotlivých polí nezadali jiné hodnoty než ty, které do nich opravdu patří. Například v případě rodného čísla nemůžete zadat více než 10 cifer či textovou hodnotu.
Je tedy Access lepší než Excel?
Chcete se zdokonalit v Accessu? Podívejte se na kurz Accesu.
Navzdory všemu, co jsme si o Accessu doposud řekli, je zde stále mnoho případů, kdy je lepší volbou Excel. Jde především o chvíle, kdy chcete:
- formátovat tabulku (slučování buněk, různé formáty buněk a písem)
- psát složitější výpočty
- vytvářet kontingenční tabulky
- vytvářet grafy
Shrnout bychom to mohli následovně:
- Excel se hodí spíše pro práci se samostatnými tabulkami s převahou čísel. Především pak pro různé výpočty a analýzy včetně jejich zobrazení pomocí grafů.
- Access je zase vhodnější pro zpracování propojených tabulek s převahou textových údajů (nebo i číselných, nebudeme-li s nimi provádět složitější výpočty). Je tedy vhodný pro správu databází.
Dát přednost Excelu nebo Accessu?
Co když však máte databázi a chcete s jejími daty provádět různé analýzy? Měli byste upřednostnit Excel nebo Access? V takovém případě můžete použít obojí.
Tyto dva programy spolu totiž umí poměrně dobře spolupracovat.
Data tedy můžete mít uložena v Accessu a tam je i upravovat, aby se neporušila jejich integrita, ale veškerou jejich analýzu můžete provádět v Excelu, který je lepší pro práci s čísly. Stačí, když do Excelu naimportujete tabulky z Accessu a vytvoříte tak mezi nimi propojení.
