Každý den se potýkáte s mnoha složitými situacemi jak v práci, tak v osobním životě. Možná často nedokážete určit, které úkoly, činnosti, nebo povinnosti jsou důležitější, zmateně a bezmyšlenkovitě mezi nimi přepínáte. Střídáte jedno s druhým, čímž akorát umocníte míru tlaku a stresu. To má pak za následek další potíže. Na to však existuje jednoduchý recept – Paretovo pravidlo. Pomůže vám zvládnout ty nejdůležitější věci a být tak efektivnější tam, kde je nejvíc potřeba. V našem článku vám přiblížíme vše o tom, jak Paretovo pravidlo využít v praxi.
Co je to Paretovo pravidlo?
Možná jste o Paretově pravidlu, nebo též Paretově principu či pravidlu 80/20 už slyšeli, ale spíš ve spojitosti s marketingem. Pojďme si nejdříve připomenout trochu jeho historie. Toto pravidlo se jmenuje po italském ekonomovi Vilfredu Paretovi. Podle něj pochází 80 % důsledků z 20 % příčin. Například 80 % zisků nějaké firmy je jen z 20 % produktů. Jak je obecně známo, zisk je pro společnosti velice důležitý. Paretovo pravidlo se však dá aplikovat téměř na jakoukoliv oblast života. Už jen jeho samotného objevitele k pravidlu inspirovaly pouhé hrášky na zahradě. Tehdy Pareto přišel na to, že 80 % hrachu pochází z 20 % lusků.
Podle Paretova pravidla pochází 80 % důsledků z 20 % příčin.
Kde se dá Paretův princip využít?
Paretovo pravidlo se nemusí nutně objevovat jen v oboru, v němž Pareto působil, tedy v ekonomii. Funguje totiž téměř na všech oblastech života, na které si jen dokážete vzpomenout. Dá se aplikovat při učení, v mezilidských vztazích, v jakékoliv profesi, nebo třeba při vyklízení šatníku. Pravidlo 80/20 totiž nepotvrzují jen ekonomické analýzy, ale pozitivně se k němu staví také psychologové, manažeři, učitelé a osobní kouči. Platí například také:
- Při práci
- V osobním životě
- Při využití volného času
- Při učení
Pro jeho prokázání existuje mnoho důkazů. Například si na Paretovo pravidlo můžete vzpomenout, až budete sedět na schůzce v práci. Obvykle se do diskusí na poradách zapojuje jen dvacet procent přítomných lidí. Zbylých osmdesát s žádnými nápady, argumenty či názory nepřichází, nebo je alespoň nedávají znát.
Paretova analýza v praxi
V praxi lze Paretovo pravidlo aplikovat téměř na cokoliv. Jakmile se ho naučíte správně používat, může vám posloužit jako užitečný pomocník. Ušetříte si tím nejen mnoho práce a času, ale i duševního zdraví. Váš profesní i soukromý život tak může dostat nový rozměr, budete více efektivní a méně vystresovaní v práci a méně unavení doma. S tím mívají problémy hlavně lidé v náročném zaměstnání, nebo ti, kteří pracují na živnostenský list. Díky Paretovu pravidlu se budete moci při rozhodování a plánování soustředit na to, co je opravdu důležité. Svou energii tak můžete směřovat na oněch 20 %, které ovlivňují 80 % výsledku. Nejprve je ale třeba odhalit těch 20 % příčin, které mají největší vliv. Tento proces se nazývá Paretova analýza.
Jak se naučit využívat Paretovo pravidlo?
Svou pozornost, čas a úsilí byste měli směřovat tam, kde je jich opravdu potřeba, nebo kde vám přinesou nejvíce užitku. Naopak byste svou drahocennou energii neměli plýtvat tam, kde vám nic nepřinese, nebo ji nikdo neocení. Nejdůležitější na začátku je stanovit si priority a položit si několik důležitých otázek:
- Jaké činnosti vám přinášejí nejvíce radosti?
- Jací lidé vás dělají nejvíce šťastnými?
- Nad čím strávíte nejvíce času?
Podstatou Paretova pravidla je dosažení maximálního efektu pomocí minimálních nákladů. 80 % vynaloženého úsilí přináší totiž jen 20 % výsledků, kterých jste na jeho základě dosáhli. Proto je třeba cílit svou pozornost směrem, který je rozhodující pro dosažení vašich cílů. Platí tedy, že k nejlepším výsledkům nemusíte vždy dojít tím, že budete pracovat o něco déle, nebo s větším nasazením. Někdy jen stačí své úsilí směřovat tím správným směrem. To znamená tam, kde bude mít největší efekt, nebo vám přinese nejvíce ovoce. Paretovo pravidlo je stále uplatňováno v mnohých oborech od výroby po automobilový průmysl.
Využití Paretova principu v osobním životě
Paretovo pravidlo může zasáhnout i do vašeho osobního života. Mnohdy věnujete nemalé množství času činnostem, které vám nepřinesou ani užitek, ani radost, a to bohužel i v případě vašeho volného času. Stejně to může být také u lidí, s nimiž se stýkáte. Nejvíce problémů nám přináší jen 20 % lidí. Pokud se dokážete obklopit lidmi, kteří jsou pro vás důležití a je vám s nimi hezky, váš život se začne ubírat lepším směrem. Zároveň je ale nezbytné, abyste se dokázali vzdát těch, kteří vám život znepříjemňují a přináší do něj negativní atmosféru.
Jak být efektivnější v práci?
Výsledky pravidla 80/20 asi nejvíce ocení ve vašem zaměstnání. V jakékoliv profesi se totiž můžete setkat s tím, že se na vás navalí velké množství povinností a vy nevíte kam dřív skočit. Zároveň vás někdo nebo něco neustále rozptyluje, přeskakujete z jedné činnosti na druhou, ale nejradši byste všeho nechali. Tlačí vás omezený čas a jste vystaveni velké míře stresu. Paretovo pravidlo slouží ke zmírnění stresu, k vytyčení vlastních cílů či kvalitnější a lépe oceňované práci. Pomůže vám například v těchto oblastech:
- Efektivní nakládání s omezeným časem
- Prokrastinace
- Rozptylování
- Vypořádání se se stresem a vyčerpáním
- Určení priorit a pracovních cílů
Lepší využití času pomocí pravidla 80/20
Umět ovládat Paretovo pravidlo je nejdůležitější v situacích, kdy se nacházíte v časové tísni. Množství času vám tehdy neumožňuje udělat vše, co byste už rádi měli za sebou. Pak se kvůli tomu zbytečně stresujete a jste se sebou nespokojení. Trpíte kolikrát nejen vy, ale také vaše okolí. V tomto případě byste si měli vzpomenout na číslice 80 a 20 a položit si zásadní otázku. Které činnosti na vašem seznamu úkolů jsou pro vás nejzásadnější a je tedy třeba je vykonat přednostně? Paretovo pravidlo vám však nediktuje, které úkoly udělat dříve a které jsou ty prioritní. Především upozorňuje na nevyváženost jejich významu a dopadu.
Hlavní přínos z těchto činností totiž plyne jen z určitého množství z nich. Proto je dobré se zaměřit právě na ně. Až se příště dostanete do podobné situace, zkuste si nejprve seřadit úkoly, které musíte vykonat, podle důležitosti. Těm, které budou na vašem seznamu na nejpřednějších příčkách, se věnujte nejdříve. Rozhodujících úkolů bude ve finále minimum. Těm ostatním už bude patřit možná méně pozornosti, úsilí, ale zároveň se kvůli nim nebudete tolik stresovat, neboť nejsou natolik důležité. A některým úkolům se dokonce nemusíte věnovat vůbec. Stačí, když je necháte volně plynout.
Nemusí vás pak trápit výčitky svědomí, že jste toho nestihli více. Pravděpodobně jste toho zvládli daleko víc, než kdybyste k jednotlivým úkolům přistupovali postupně, bez ohledu na důležitost. S dobře odvedenou prací si tak můžete odnést i hezký pocit z toho, kolik jste toho vzhledem k časovému presu zvládli dobře vykonat.
Paretovým pravidlem proti rozptylování
Paretův princip brání také tomu, abyste při práci nedosáhli žádné efektivity. To se totiž může stát velmi lehce. Pokud své úsilí budete věnovat podřadnějším úkolům, ničeho podstatného nedosáhnete. Kolikrát se stane, že seznam úkolů má až příliš mnoho položek, v nichž je těžké se zorientovat. To vás může znervózňovat, ba dokonce ve vás může vyvolat nechuť k tomu něco dělat. Nejradši byste se věnovali nejprve činnostem jednodušším a těm méně příjemným se vyhnuli obloukem.
Pomoct vám může opět seřazení prioritních úkolů. Začněte těmi důležitými, ty méně podstatné si nechte nakonec. Svou energii tak budete více soustředit na úkoly opravdu důležité. Zamezíte tím také stresu a z toho, že všechny položky ze seznamu nejste schopni splnit.
Ochrana před stresem
Stres může mít nejrůznější příčiny. Často však bývají malicherné. Paretovo pravidlo vám však může pomoct i s prolomením nadměrné míry stresu, i když se mohlo zdát, že se díky němu můžete stát efektivnější jen v práci a životě. To je omyl, neboť pravidlo 80/20 vám může pomoct i v otázkách, které se týkají duševního zdraví. Abyste mohli stresu pomocí Paretova principu předejít, stačí si uvědomit, které činnosti, nebo kteří lidé na vás vyvíjí největší míru stresu. Mnohdy se totiž jedná o drobnosti. Těm se zkuste vyvarovat, nebo je zkrátka nepovažujte za příliš důležité. S jejich nedůležitostí jde ruku v ruce méně stresu či vůbec žádný stres.
Určete si své priority a cíle
Velmi důležitou položkou pro správné a efektivní aplikování Paretova pravidla je stanovení osobních priorit a cílů. Poté se můžete zaměřit především na činnosti, které se k nim vážou, nebo vám pomáhají k jejich snazšímu dosažení. Měli byste dát přednost těm, které jsou pro vás skutečně důležité, pokud možno dlouhodobě. Opět platí, že dosáhnete více, když se budete věnovat opravdu významným cílům. Můžete tak být mnohem efektivnější, než když plýtváte drahocenný čas naplňováním takových cílů, jejichž vliv na vaši spokojenost je minimální. Znalost Paretova pravidla zároveň brání tomu, abyste se zaměřovali na zbytečné cíle na úkor těch podstatných.
Paretovo pravidlo funguje i proti prokrastinaci
V moderním světě, kdy se na nás valí vlna informací, povinností a úkolů ze všech stran také číhá jedno velké nebezpečí. Tím je prokrastinace, tedy věnování pozornosti naprosto nedůležitým věcem. S ní mohou mít problém hlavně lidé, kteří pracují z domova. Prokrastinace snižuje vaši efektivitu, zároveň máte pocit viny, že svou pozornost věnujete něčemu jinému, než byste měli a následně budete ve stresu a časové tísni, až se budete snažit splnit velké množství úkonů v rekordně krátkém časovém horizontu.
Lenost a nechuť dělat věci, které vám nic nepřinesou, hoďte za hlavu. Můžete nad tím popřemýšlet a najít 20 % věcí z dlouhého seznamu činností, které musíte vykonat. Těm pak věnujte nejvíce času a energie. Zkuste vynechat to, v čem nejste příliš dobří a co vám nepřináší radost. Zaměřte se spíš na věci, v nichž vynikáte a zároveň v nich vidíte smysl. Ty vám pak přinesou kýžený úspěch.
