Dnes se podíváme, jak má vypadat profesionální prezentace. S prezentacemi začínáme už na základních školách, kde se děti učí, jak vystupovat a přednášet před učiteli, spolužáky a rodiči. Na středních školách v této dovednosti pokračujeme. Některé střední školy vyžadují od svých studentů, aby prezentaci připravili již v digitální podobě. Na vysokých školách a při studiu k MBA titulu se digitální forma prezentace očekává. Profesionální prezentace nás ale provázejí v kariérním životě, kdy býváme posluchači nejrůznějších prezentací a stále častěji je potřeba, abychom i my vypracovali prezentaci pro naše kolegy, nadřízené, partnery, klienty, apod.
Jak má vypadat profesionální prezentace?
Pokud Vás Váš zaměstnavatel požádá o vypracování profesionální prezentace, zapomeňte na papír a tužku. Váš zaměstnavatel tím myslí digitální prezentaci, kterou vypracujete za pomoci jednoho z programů umožňujících tvorbu prezentací.
Nejčastěji prezentaci vypracováváme za pomoci PowerPointu od Microsoftu. Na internetu seženete i jeho free verze, se kterými se dá plnohodnotně pracovat. Existují i další programy, za pomoci kterých vypracujete profesionální prezentaci, např.:
- Academic Presenter
- Apache OpenOffice Impress
- Google Drive – Slides
- Libre Office – Impress
- LIghtMV
- Slydely
1. Stručně, jasně a jednoduše!
Musíme si uvědomit, že prezentace není slohová práce. Prezentace by měla být stručná, jasná a jednoduchá. Takto připravená prezentace bude přednášejícímu sloužit jako berlička, jako pomoc, o kterou se opře, během přednesu. Posluchači si díky prezentaci mohou lépe představit skutečnosti, například za pomoci obrázků, grafů a tabulek. Když mluvíte, přednášíte, těžko budete detailně popisovat tabulku nebo graf, aniž byste měli předlohu, ztvárnění, ke kterému se budete moct obracet a který bude sloužit jako předloha posluchačům.
Používejte odrážky, číslování, citace, apod. Text na slideu tím bude přehledný a na posluchače bude působit přehledně a uspořádaně. Věty piště krátké a stručné, ideálně 3 řádky maximální délky (2 řádky nejkratší, 4 řádky nejdelší). Vždy se vyvarujte gramatických chyb a překlepů, těmito chybami byste rozptýlili posluchačovu pozornost a snížili věrohodnost Vaší prezentace.
2. Profesionálně, ale poutavě!
Chceme-li vytvořit profesionální prezentaci, musíme si udržet kreativitu a nápaditost. Při tvorbě prezentace nejde pouze o odbornost a kladení fakt a informací jedné za druhou, je potřeba upoutat posluchačovu pozornost. Nemějte strach vložit vtipnou vložku nebo aktuální informace, které posluchačům více přiblíží danou problematiku.
Posluchači vědí, že jste specialista ve svém oboru a že přednášíte o tématu, kterému rozumíte, nesmíte je ale zahltit odbornými názvy, daty, jmény a přemírou informací. Naopak odlehčete téma a snažte se ho podat tak, aby byli posluchači zaujatí a chtěli slyšet více.
3. Prezentace je určena posluchačům!
Tím se dostáváme k dalšímu bodu, kdy je důležité si uvědomit, že prezentace je určena posluchačům. Ano, Vy si dáte s prezentací práci, věnujete jí čas a energii, ale cílem je předat informace posluchačovi, tak aby byly srozumitelné a přínosné. Posluchač může být Váš kolega při studiu MBA titulu, nadřízený, klient, obchodní partner, potencionální klient nebo obchodní partner a cílem prezentace je například seznámení s produktem, představení plánů firmy, zhodnocení dosažených výsledků, apod.
U prezentace si jasně definujte 2 cíle, které Vám pomohou s vytvořením dokonalé prezentace.
- definujte si, co je hlavním cílem prezentace
- myslete na to, kdo jsou Vaši posluchači
4. I prezentace musí mít jasnou osnovu!
Prezentace sice není slohová či seminární práce, která by měla mít pevně stanovenou osnovu, ale při tvorbě Vaší prezentace Vám může osnova pomoct. Osnova Vám pomůže ujasnit si, co všechno chcete, aby Vaše prezentace obsáhla a jak to co nejlépe uspořádat. Za pomoci osnovy se Vám nemůže stát, že na některá důležitá fakta zapomenete.
V případě, že Vás čeká delší prezentace, která se bude skládat z většího množství slideů, je žádané představit na začátku strukturu celé prezentace Vašim posluchačům, aby věděli, jakým směrem bude prezentace směřovat.
Velmi důležitá je také celkový čas prezentace, jak dlouho Vám bude trvat prezentaci odprezentovat. Pokud nejste ještě v prezentování natolik zběhlí, doporučujeme Vám, abyste si Vaši prezentaci vyzkoušeli tzv. nanečisto, abyste věděli, jak dlouho Vám bude trvat odprezentování. Nezapomeňte také na čas určený posluchačům a jejich dotazům, který by měl zakončovat každou prezentaci.
5. Texty, obrázky, grafy a tabulky!
Prezentace by neměla být tvořena pouze z textu. Je důležité, aby text nebyl jednotvárný. Jednotlivé stránky prezentace musí přitahovat pozornost posluchačů, proto do mezi texty zakomponujte odrážky, obrázky, grafy, tabulky a citace. Takto vytvořená prezentace podpoří i obrazový dojem posluchačů, nejen ten sluchový.
Všechna data, čísla, tabulky musí Vaši posluchači vidět v prezentaci na jednotlivých slidech, Vy je řeknete, oni je uvidí, lépe si tak všechny informace zapamatují a pochopí.
6. Hlídejte si čas!
Předem víte, kolik času bude na Vaši prezentaci vyhrazeno, tento čas musíte respektovat. Rozhodně doporučujeme, abyste si prezentaci vyzkoušeli předem a ověřili si, zda se vejdete do časového limitu. Nesmíte skončit moc brzy a je nežádané určený čas překročit. Před začátkem samotné prezentace definujte sobě a svým posluchačům, zda se mohou dotazovat již během prezentace nebo až na konci.
Pokud máte dostatek času, může Vám zůstat také prostor na diskuzi s posluchači. Během prezentace je interakce mezi přednášejícím a posluchači také velmi důležitá, udržujete tím posluchače v pozornosti a zájmu.
7. Interakce a prostor na otázky!
Dotazujte se svých posluchačů, mluvte přímo na ně, oslovujte je, ptejte se jich a ujišťujte se, že porozuměli tomu, co říkáte. Na druhou stranu je ale potřeba, aby během celé prezentace bylo jasné, kdo ji vede, tedy Vy. Vy mluvíte většinu času, Vy určujete směr a plynutí prezentace. Během prezentace by měli posluchači mluvit minimálně, pokud se nedomluvíte jinak, a na konci prezentace si ponechte čas na případné dotazy a diskuzi.
