Email je v dnešní době nepochybně jedním z nejpoužívanějších nástrojů komunikace. Posíláme jej rodinám z dovolených, kolegům v práci, když chceme na rychlou kávu, ale také skrze emaily vyřizujeme podstatně serióznější záležitosti. Někdy může rozhodnout o naší budoucí kariéře. Na co si tedy při psaní emailů dát pozor a jak s jistotou skrze online komunikace zapůsobit?
Emaily jsou vnímány jako novodobé dopisy. Dříve si lidé psali několikastránkové dopisy, na které druhá strana čekala klidně několik týdnů až měsíců. Dnes je pro nás normální, že vše je rychle a hned. Nejlépe už komunikujeme jen pomocí emotikonů a na to hezky oslovit, či pozdravit toho, komu píšeme, zkrátka není čas. Kdo by taky měl, když se denně odešle na 300 miliard emailů?
Kdy si můžeme dovolit nehledět tolik na pravidla?
Jsou samozřejmě situace, kdy si můžeme dovolit poněkud uvolněnější styl psaní. Pokud píšeme rodině z dovolené nebo přátelům, asi si nemusíme dávat úplně pozor na veškerá vyjádření, která použijeme. V tomto případě si totiž píšeme s osobou, která nás zná a umí „číst mezi řádky“. Pokud by tedy došlo skrze emailovou komunikaci k nějakému nedorozumění, mezi rodinou a přáteli se dá vše snadněji vysvětlit, než například se šéfem.
Jaké překážky má emailová komunikace?
Online komunikace má jedno velké úskalí. Lidé spolu nemluví z očí do očí. Žádná nonverbální komunikace nebo gesta, která by nám mohla napovědět, zda je tato věta myšlena tak, či onak. Často právě z nedostatku času napíšeme něco, co na druhé straně může vyvolat smíšené pocity. Dokonce se může stát, že z pro Vás absolutně neutrálního emailu se stane důvod k rozepři.
Proto pokud to jen trochu jde, je přirozené, že nejlepší variantou je mluvit s lidmi na jakékoliv téma osobně. Byť jsou lidé, kteří se raději schovají za svůj monitor a tato neosobní komunikace jim vyhovuje více, z hlediska budování si vztahů nebo navazování důvěry, osobní kontakt nic nenahradí.
Jde to ještě dnes bez emailu a jen osobně?
Dnešní doba a podmínky nám neumožňují vždy s každým mluvit osobně. Například, když si hledáme novou práci a potřebujeme zareagovat na nabídku nebo pokud potřebujeme oslovit někoho, aby na osobní schůzku s námi vůbec přistoupil.
Co když ale skrze email potřebujeme oslovit potencionálního zaměstnavatele, nebo skrze email žádáte o podporu Vašeho podnikatelského projektu, nebo zkrátka potřebujete šéfovi napsat, že jeho úžasný nápad, o kterém Vám vyprávěl na obědě, nedává smysl.
Jak tedy napsat email, který zapůsobí a otevře dveře k osobnímu kontaktu?
Existuje několik bodů, na které bychom si měli dát při psaní emailů pozor. Tady jsou:
- Slušnost na prvním místě
Jsou věci, které se nehledě na proměny ve společnosti nemění. Jednou z nich je to, že slušnost je jednou z největších kvalit člověka. Slušně pozdravit na začátku emailu a na konci se rozloučit, je jedním ze základních aspektů, bez které se online komunikace na úrovni neobejde.
Samozřejmě, pokud si s člověkem během jednoho dne vyměňujete už několikátý email a řešíte dokola tu samou věc, nemusíte na začátku každé nové zprávy psát oslovení. První a poslední email by ovšem měl dát najevo respekt, který je základem každé slušné konverzace.
- Nezapomeňte na předmět emailu
Z pouhého předmětu emailu, by mělo být jasné, jaký je důvod Vašeho psaní. Obzvlášť pokud se jedná o nějakou urgentní záležitost. Podle amerického serveru DMR Business Statistics člověk průměrně obdrží okolo 120 emailů denně. Předmět je tak často rozhodujícím faktorem, zda email rovnou otevřeme, nebo pošleme do koše.
Buďte tedy v předmětu konkrétní, a pokud se jedná o nějakou schůzku, napište klidně přesný datum a čas. Obecně čím víc jdete do detailu, tím víc je pravděpodobné, že ten, komu píšete, na Váš email hned zareaguje. Vyvarujte se proto nic neříkajícím, rádoby vtipným, předmětům.
- Stručnost nade vše
Než napíšete jakýkoliv email, zamyslete se nad tím, co je hlavní sdělení. Nezaobalujte zbytečně jednu informaci do dlouhého souvětí, který si příjemce bude muset přečíst minimálně čtyřikrát, aby ho pochopil. Pokud by Váš email měl mít nakonec deset stránek, zvažte variantu, že raději zvednete telefon a dotyčnému zavoláte.
- Nebojte se psát osobně
Emoce a pocity patří k jakékoliv formě komunikace. Proto se nebojte něco z toho vložit i do emailu. Naopak to může být k užitku, kdy za pomocí pár osobních vyjádření, můžete lépe vyjádřit, co skutečně chcete. Pokud něco například potřebujete, nebojte se být upřímní a třeba i přiznat chybu. Dodá Vám to na lidskosti a na to lidé slyší.
- Osobně ale s citem
Byť jsme v předchozím bodě upozornili na to, že emoce do jakékoliv komunikace patří, i zde platí pravidlo, čeho je moc, toho je příliš. Proto se v emailech vyvarujte vykřičníkům a otazníkům přes celý řádek. Stejně tak si dávejte pozor na veliká písmena a barvu textu. Je v pořádku, když potřebujeme něco zvýraznit, pořád by to ovšem nemělo působit přehnaně. Emaily, které vyzní hystericky, rozhodně nezařídí, že Vám dotyčný okamžitě odpoví. Spíš bude dělat, že ho vůbec nedostal.
- Shrňte hlavní sdělení emailu
Každý email by měl mít nějaké vyústění. Na závěr se tedy nebojte hlavní informaci ještě jednou a jasně napsat. Pokud je předmětem komunikace domluvení nějakého meetingu, klidně na závěr emailu napište: „Takže v pondělí v 15 hodin platí naše schůzka?“. Nebo pokud je předmětem nějaký postup, klidně ho na konci emailu ještě jednou stručně a jasně sumarizujte. Přehlednost je jednou z nejdůležitějších vlastností kvalitního sdělení.
- Zpráva v nepřítomnosti
Email dnes využíváme denně a všichni automaticky předpokládají, že „jsme na příjmu“. Ale co když jsme na dovolené, nebo z nějakého jiného důvodu nejsme schopni odpovědět? Měli bychom se snažit ostatní, kteří nám píšou, upozornit na to, že momentálně se od nás odpovědi nedočkají. K tomu slouží takzvané automatické odpovědi v nepřítomnosti, které si můžeme nastavit. V této zprávě by měly být dvě zásadní informace: jak dlouho budete nepřítomni, a kdy začnete odpovídat na doručené emaily.
