Formální dopisy: Motivační dopis, úřední dopis, obchodní dopis a další

Jaké jsou náležitosti formálních dopisů a co by měly obsahovat? Existují pravidla a normy, jak napsat dopis správně. Například motivační dopis či formální e-mail. Článek představí rady a tipy pro psaní formálních dopisů, obchodních dopisů a jiné obchodní korespondence.

Komu a kdy se posílá formální dopis

Formální dopisy se zasílají zpravidla někomu, ke komu je chován formální respekt. Jedná se o osobu, kterou považujeme za autoritu či se k ní chováme s úctou a pokorou a respektujeme pravidla slušného chování. Nebo se ideálně může jednat o kombinaci všeho zmíněného. Formálnímu dopisu se říká také oficiální dopis a někdy je sem řazen i motivační dopis a životopis. Komu se v běžné praxi posílá formální dopis?

Formální dopisy se posílají například do škol a školských zařízení učitelům a profesorům (moderní motivační dopis Erasmus), na úřady starostovi nebo jiným úředníkům (přihlášení na úřad práce), do zaměstnání nadřízenému nebo do jiné společnosti obchodnímu partnerovi. V posledním případě se jedná o speciální typ formálního dopisu, o tzv. obchodní korespondenci. Sem se může řadit i moderní motivační dopis v podobě formálního e-mailu. Formální dopisy by měly dodržovat určitá pravidla.

Například neformální dopis kamarádovi starostovi bude vypadat jinak, než přihlášení na úřad práce, kdy ani nevíme, kdo tento dopis rozbalí. Jinak bude vypadat motivační dopis s životopisem. Při psaní úředních dopisů a obchodních dopisů bychom se měli vyvarovat hovorovým výrazům jako je „Kdy zajdeme na kafe?“ a třeba „Čau a mějte se pěkně“ – to patří do neformálního dopisu. Oslovení v dopisu a příprava psaní vyžaduje čas. I když máme spoustu nápadů, co dělat doma, vyplatí se vědět, jak napsat žádost nebo jiný úřední dopis, abychom si neudělali ostudu. Příprava je podobná jako když přemýšlíme nad tím, jak začít konverzaci.

Co je formální dopis?

Formální dopis je zpravidla oficiální dopis, který je zasílán odesílatelem autoritám či společensky výše postaveným osobám. Často se jedná o neosobní dopis psaný za určitým účelem. Formálních dopisů, ale také korespondence v podobě formálních e-mailů, je několik druhů. Může se jednat například o oficiální dopisy typu:

• Žádost
• Petice
• Stížnost
• Otevřený dopis
• Motivační dopis
• Nabídka
• Objednávka
• Reklamace

Formální dopisy by měly být stručné a správné po jazykové stránce. Jak napsat žádost? Obchodní korespondence by určitě by neměla obsahovat gramatické a pravopisné chyby, abychom se vyhnuli ostudě. Obchodní dopisy, úřední dopisy, ale i neformální dopisy jsou naší vizitkou. Pokud v neformálním dopise použijeme hovorové výrazy, je to v pořádku, pokud se však objeví gramatická nebo pravopisná chyba, je to naše špatná reprezentace. Jak hlavička dopisu, oslovení v dopise a tělo dopisu vyžaduje přípravu podobně jako když v běžném životě přemýšlíme nad tím, jak začít konverzaci.

Úřední dopis

Úřední dopis můžeme zasílat kvůli stížnosti, ve které chceme upozornit na určitý nedostatek či nesprávné jednání. Úřední dopis se dále posílá v případě žádosti, v níž se obracíme na různé instituce (žádost o dobře placenou práci, půjčku, o přijetí ke studiu apod.). Úředním dopisem je také petice, tedy písemně podaná žádost občanů různým orgánům se žádostmi, návrhy a stížnostmi nebo otevřený dopis, ve kterém lze kriticky zhodnotit určité jevy a nesprávné chování či jednání. Otevřený dopis bývá zároveň zveřejněný a je psaný kriticky (kupříkladu otevřený dopis vládě České republiky či otevřený dopis starostovi ohledně stížnosti do lokálního zpravodaje).

Obchodní korespondence

Nejčastějším typem obchodní korespondence je poptávka, nabídka, objednávka a reklamace. Do obchodní korespondence patří i urgence nebo upomínka a mnoho dalších úředních dopisů. Obchodní korespondence má určitá pravidla a podmínky, na rozdíl od neformálních dopisů, kterými je nutné se řídit. Pravidla a náležitosti obchodní korespondence obvykle stanovuje každá země rozdílně v normách. Některé státy preferují stručný a výstižný formální dopis, jiné si potrpí naopak na obchodní dopis obsahující zdlouhavé zdvořilé fráze.

Motivační dopis

Třetím typem, určitě ale ne posledním, jsou motivační dopisy uchazečů o zaměstnání, motivační dopis veřejným institucím či motivační dopis na vysokou školu. Motivační dopis psal jistě každý z nás při žádosti o pracovní pozici.

Jak napsat dopis: Jazyk úředních dopisů

Základní pravidla pro úřední dopisy se nijak neliší od pravidel pro jakýkoliv jiný formální dopis. Jak napsat dopis správným způsobem není nic složitého. Jak má vypadat obchodní dopis a jaká specifická pravidla by měla být v každém případě dodržena?

• Používat spisovný jazyk: Vyhněte se hovorovým výrazům a nepoužívejte v žádném případě vulgarismy. Když už, tak patří do neformálního dopisu. Pište slušně a zdvořile.
• Vyvarovat se pravopisných chyb: Obchodní dopis si po sobě několikrát zkontrolujte nebo požádejte kolegu, aby si obchodní dopis či formální e-mail přečetl.
• Být objektivní, nikoliv subjektivní: Příjemci sdělte nejpodstatnější informace. Vynechejte slovní vatu. Kvantita není kvalita. O to více to platí v dnešní uspěchané době.
• Držet se hlavního sdělení obchodního dopisu: Respektujte cíl, který chcete pomocí obchodní korespondence dosáhnout.
• Vyhýbat se cizím slovům: Jestliže hodláte použít odborné termíny, cizí slova a zkratky, bude jim příjemce rozumět?
• Být stručný: Použijte krátké věty a souvětí, vyhněte se dlouhým odstavcům. Usnadníte příjemci zprávy orientaci v dopise. Ideální délka formálního dopisu je jedna normovaná strana, normostrana (NS), která čítá 1 800 znaků. V případě formálního e-mailu můžete být ještě stručnější, pište raději kratší e-maily o maximálně jedné normostraně s obsáhlejší přílohou.

Jinak budeme psát neformální dopis starostovi, který je zároveň naším kamarádem a jinak napíšeme úřední dopis osobě, kterou osobně neznáme. Motivační dopis Erasmus by se jistě měl držet pravidel obchodní korespondence, přestože může student znát adresáta formálního e-mailu či dopisu. Motivační dopisy na vysoké školy se adresují oddělením vysokých škol, na které student dochází. V každém případě je vhodné připravit si psaní dopisu dopředu, i když máme hodně práce s tím, co dělat doma.

Obchodní dopis a jeho náležitosti

Náležitosti formálního obchodního dopisu upravuje ČSN 01 6910 o Úpravě dokumentů zpracovaných textovými procesory. Pro obchodní korespondenci, stejně jako pro další formální a úřední dopisy, platí následující pravidla, která by měla být dodržena:

• Adresa odesílatele (popřípadě údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje)
• Adresa příjemce
• Místo
• Datum
• Předmět dopisu
• Oslovení v dopise
• Tělo dopisu
• Poslední fráze a pozdrav
• Podpis (případně s razítkem)
• Přílohy

Adresu příjemce uvádějte v hlavičce dopisu nebo v patě stránky. Hlavička dopisu je nejvýše položená část „stránky“ příslušného úředního dopisu. Jestliže obchodní dopis zasílá fyzická osoba právnické osobě, první je vždy adresa odesílatele. Mezi místem a datem odeslání se nepíše čárka (například Praha 2. 8. 2023). Pro měsíc použijeme číslici a dny, měsíce a roky píšeme s tečkou, přičemž je oddělujeme mezerou. Předmět obchodního dopisu (Nabídka, Poptávka) se vyznačuje tučně, před předmětem dopisu či e-mailu nepíšeme slovo „Věc“.

Oslovení v dopise v pátém pádu (v tzv. vokativu) nikdy nevynechejte, a to ani v případě, že neznáte příjemce. Jestliže jsou příjemci neznámí, oslovte je Vážené paní, vážení pánové. Běžně se pod oslovení v dopise vkládá mezera o výšce jednoho řádku. V poslední frázi nezapomeňme poděkovat (Předem Vám děkuji za odpověď) a u nevětného rozloučení se nepíše čárka (S pozdravem).

Psaní dopisu: Motivační dopis vzor a formální dopis vzor

Psaní dopisu podle dodržení náležitostí obchodní korespondence je snadné. Obsah obchodního dopisu by měl být zarovnán vlevo nebo do bloku, pak ale text zarovnejte do levého i pravého okraje a použijte dělení slov. Odstavce by měly být oddělené mezerou o výšce jednoho řádku. Formální dopis zasíláme respektované osobě, a proto na důkaz vyjádření úcty píšeme osobní a přivlastňovací zájmena (Vy, Vám, Váš) s velkým písmenem. Mezi obsah formálního dopisu a závěrečný pozdrav patří mezera o výšce jednoho řádku. Obecně se dá říci, že i ve volně dostupných šablonách se dá najít cenná rada. Jedná se o formální dopis vzor a motivační dopis vzor, které můžeme najít na internetu.

Podpis umístěte vlevo. Jestliže jste ale datum zarovnali vpravo, pak můžete umístit vpravo i podpis. Především u obchodního dopisu budou jeho součástí přílohy, které se uvádí pod posledním řádkem textu tučně a oddělují se od něj mezerou o výšce 1 až 3 řádků. Počet příloh uveďte v podobě textu, tedy například 5 příloh, pokud jich není mnoho, vyjmenujte je, například Nabídka, Poptávka. Případně pod nadpis Přílohy (bez dvojtečky) vyjmenujte na samostatných řádcích názvy jednotlivých příloh.

Psaní dopisu, ať už se jedná o úřední dopis nebo motivační dopis, zabere sice více času, než psaní osobní korespondence, ale příprava a správnost se jistě vyplatí. Správně napsaný motivační dopis může přinést dobře placenou práci, úřední dopis dokáže změnit špatné jednání sdělenou stížností atd. Článek sdělil několik tipů, jak napsat dopis a čeho se držet. Přesto je k nalezení na internetu více doporučení. Stačí si vyhledat motivační dopis vzor nebo formální dopis vzor. Vzory úředních dopisů mohou být zastaralé, je proto důležité sledovat datum publikace článku a držet se co nejčerstvějších informací.

Formální e-mail, e-mailová obchodní korespondence

Formální dopis se dá snadno nahradit e-mailovou obchodní korespondencí, formálním e-mailem. V některých případech požadují obchodní partneři např. nabídku služeb v papírovém provedení i v podobě formálního e-mailu. Ústav pro jazyk český Akademie věd ČR stanovuje v ČSN 01 6910 náležitosti také formálních e-mailů, které jsou zasílány buď jako oficiální úřední dopisy nebo obchodní dopisy. Tato pravidla tedy neplatí pro interní sdělení.

Pro e-mailovou obchodní korespondenci platí téměř všechna výše zmíněná pravidla. Na internetu se dá jednoduše dohledat formální e-mail vzor. Elektronická komunikace nám ale přináší množství nástrojů vedoucí k vyšší efektivitě, které lze v e-mailech použít. Naopak dělení slov ani zarovnání do bloku se ve formálních e-mailech nepoužívá. Formální e-mail vzor ukazuje různé možnosti, které poskytuje psaní dopisu na počítači.

Dodržování náležitostí obchodní korespondence nevytvoří úplný celek toho, jak napsat dopis úspěšně. Je dobré vědět, co příjemce obchodní korespondence potěší a co by mohlo být naopak kritériem pro odmítnutí. Věříme, že když se budete řídit pravidly, a váš obchodní dopis či e-mail bude vypadat strukturovaně, váš obchodní partner to ocení. Stále se nabízí možnost využít motivační dopis vzor na internetu a čerpat inspiraci.

Zadejte svůj e-mail pro otevření článku.

nebo

Přihlásit se přes Facebook

Dokončením registrace uzavřete s VimVic.cz, s.r.o. smlouvu o zpracování osobních údajů.